会议活动毫无头绪？把它分成49个环节来做

今天分享一个来自知乎的高票回答，把一场活动分成49个环节来做的顺序和思路，帮助大家理清头绪，避免活动出现纰漏。

 

活动策划

1、方案拟定：活动方案经过撰写、讨论、审核之后再发布。

2、活动流程：设计活动流程，同时需要考虑到时间、气候、交通等因素。

3、日程安排：活动期间的时间节点控制，分日程的主次、重点做规划。

4、人员安排：市场部人员不够用的情况下，就得提前沟通调人或招募志愿者。

5、风险评估：最容易被漏掉的环节。对方案可行性作考察，提前推演一遍找出问题，做好备选预案。

 

广告推广

6、渠道规划：竞价、新媒体、户外、视频……按目标人群特点做投放。

7、媒体联系：联络好媒体，邀请到现场，分预热、采访、报道等多阶段作推广。

8、嘉宾邀请：按行业划分，邀请有影响力的大咖，拉高活动格调。

9、会员营销：对企业老客户、协会会员作定向邀约，发送活动信息。

10、开放报名：大会网站、酷炫h5、邀请函……尽可能让更多人报名参加。

 

合作赞助

11、合作单位：活动的联合举办方、主办方或者协办方、指导机构、支持机构等。

12、赞助单位：提供资源置换、礼品或服务赞助，活动前引入即可。

 

财务预算

13、ROI预估：活动能带来多少产出，投入多少成本才适宜，量力而行。

14、预算申请：尽早申请，走审批、拨款流程。

 

活动场地

15、场地联系：室内还是室外？人数规模？酒店会议室还是会议中心还是会展馆？

16、场地预定：方案确定的同时尽快预定好场地。

 

酒店住宿

17、合作酒店：适用于大型会议、找好酒店合作方，离会场10分钟内为宜。

18、预约房间：确定好本次活动提供的房型与数量，参会人员自行预约、缴费等。

19、住宿调整：如果预约量太少或太多，都应该及时调整，可节省成本。

 

活动文件

20、活动资料：策划制作活动所需资料，包括活动内容、主办方介绍和合作方介绍资料。

21、演讲PPT：嘉宾演讲所用PPT应提前收集，以便审核、调整。

22、学术论文：学术会议、论坛征集论文需要经过初审、二审等，开放活动注册后同步进行。

 

物料准备

23、印刷资料：市场部门把印刷资料制作好后发往会场。

24、物料统计：物料采购此时应该有完整清单，清点发后往会场。

 

场地布置

25、布置时间：大型活动、展会活动提前2-3天，中小型活动提前1天。

26、设备布置：活动所需网路、音响设备布置，以及桌椅摆放，茶水、礼品到位。

27、会场指引：会场欢迎牌、指示牌、易拉宝等，国际性活动须有中英文双语。

 

交通辅助

28、接机接车：提前统计好嘉宾、客户到达的时间和地点，安排分别接机接车。

29、交通指引：大型活动须有酒店、机场、车站到会场的指引，小型活动须有准确地点。

 

现场服务

30、接待服务：酒店大厅、现场专门的接待服务。

31、气氛：主持、互动等活跃现场气氛。

32、现场服务：茶水、点心、志愿者引导服务等。

33、其它：大型活动须配备安保、医护人员在场，国际性活动应有翻译设备及英文指示牌。

 

人员签到

34、电子签到：活动必备，快速签到，提升体验度。

35、参会胸卡：签到同步打印胸卡，快速发放胸卡。

 

场地管理

36、门禁出入：活动期间的人员进出都需要使用工具进行记录。

37、分会场：大型活动的多个会场、展会的多个展区做分会场管理。

38、人流统计：哪个会场、区域人数最多，最受欢迎？都应该清楚。

 

嘉宾演讲

39、PPT控制：嘉宾演讲时间都控制好了吗？滔滔不绝停不下来了怎么办？

40、演讲次序：嘉宾出场次序应该在会前规划好。

 

活动与直播

41、宴会：有宴会的活动，座位安排、引导，演出、嘉宾发言及小活动。

42、直播摄影：活动须有摄影，大型活动可有多个摄影师，以及录像、直播等。

 

后续追踪

43、后续回访：收集人员的活动体验信息，是否满意？哪些需要改进？

44、销售机会：如客户答谢会、产品发布会适用，后续跟进是否有潜在销售机会。

45、活动报道：媒体记者的撰文报道，主办方、合作方的新闻效果。

 

数据统计

46、人员数据：新收集的数据并入到CRM，通过数据分析把多次参与的人员数据统计出来。

47、财务数据：活动最终营收数据，盈利率、ROI分析。

 

活动总结

48、总结报表：活动的回顾、总结分析报告，多以直观报表表示。

49、品牌效益：活动除资金收益之外，为主办方与合作方带来的品牌效益。